Zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 z późn. zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z określonymi wyjątkami. Ustawodawca zdecydował, że kwalifikacja wydatku jako kosztu uzyskania przychodu wymaga spełnienia dwóch podstawowych przesłanek: konieczności faktycznego poniesienia wydatku oraz poniesienia go w określonym celu – osiągnięcia przychodu lub zabezpieczenia (zachowania) źródła przychodów.
Moment poniesienia kosztów i czas ich potrącenia
Zgodnie z zasadami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za moment poniesienia kosztów (z określonymi wyjątkami) uznaje się dzień, w którym dany koszt został ujęty w księgach rachunkowych (zaksięgowany). Takie zaksięgowanie powinno mieć miejsce na podstawie otrzymanej faktury lub rachunku, albo w przypadku innego dokumentu (dowodu) zgodnie z datą w niej ujętą. Potrącenie kosztu powinno mieć również miejsce w określonym czasie i zgodnie z zasadami ustalonymi przez ustawodawcę takie potrącenie winno mieć miejsce w roku podatkowym w którym koszt został poniesiony.
Wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów
Ustawodawca określił negatywne przesłanki możliwości skorzystania z kosztów uzyskania przychodów. W przypadku jeżeli wydatek znajduje się na liście wydatków, nie uznanych za ustawodawcę za koszty uzyskania przychodu, podatnik nie może takiego wydatku zakwalifikować jako kosztu. Należy jednak pamiętać, że lista ustalona przez ustawodawcę jest listą zamkniętą. W praktyce oznacza to, że tylko wydatki wymienione w art. 23 Ustawy podatek dochodowy od osób fizycznych (oraz w art. 16 Ustawy podatek dochodowy od osób prawnych) nie są uznawane za koszty.
Wyłączenia od kosztów uzyskania przychodów (art. 23):
Zgodnie z art. 23 Ustawy o PIT za koszty uzyskania przychodów nie uznaje się różnego rodzaju wydatków, w tym między innymi:
- wydatków na nabycie gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów (z wyjątkami);
- nabycia lub wytworzenia we własnym zakresie innych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych;
- wydatków na ulepszenia środków trwałych;
- odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego;
- strat w środkach trwałych oraz wartościach niematerialnych i prawnych w części pokrytej sumą odpisów amortyzacyjnych na określonych zasadach;
- strat powstałych w wyniku likwidacji nie w pełni umorzonych środków trwałych, jeżeli środki te utraciły przydatność gospodarczą na skutek zmiany rodzaju działalności;
- odpisów i wpłat na różnego rodzaju fundusze tworzone przez podatnika (z określonymi wyjątkami);
- wydatków na spłatę pożyczek (kredytów) z wyjątkami;
- odsetek od własnego kapitału;
- odsetek od udziału kapitałowego wspólnika;
- wartości własnej pracy podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci (z określonymi wyjątkami);
- podatku dochodowego, podatku od spadków i darowizn;
- darowizn i ofiar (z wyjątkami np. dot. darowizn na rzecz organizacji pożytku publicznego);
- kosztów egzekucyjnych;
- grzywien i kar pieniężnych;
- kar, opłat i odszkodowań z określonych tytułów.
