Polskie prawo wskazuje, że wszelkie przedsiębiorstwa państwowe i niepaństwowe mają obowiązek archiwizowania dokumentacji w związku z prowadzonymi działaniami. Okazuje się, że archiwizacji podlegają zarówno dokumenty niejawne, jak i kadrowe, księgowe oraz inne. Czym jest archiwizacja? Jakie kategorie dokumentów się z nią wiążą? Czego dotyczy to pojęcie?
Pojęcie archiwizacji
Archiwizacja dokumentów to proces, który wiąże się z tworzeniem, zabezpieczeniem i klasyfikowaniem dokumentacji. Przed tym, jak trafią do archiwum, są odpowiednio przygotowywane oraz oznaczane na konkretnych zasadach. Warto podkreślić, że czas przechowywania dokumentów zależy od rodzaju materiałów i wskazany jest w przepisach prawnych. Przykładowo wnioski urlopowe archiwizujemy przez dwa lata, a dokumentację pracowniczą odnośnie wynagrodzenia aż przez 50 lat. Po tym czasie zniszczenie dokumentów musi być przeprowadzone tak, aby nie dostały się one w niepowołane ręce.
Przygotowanie teczki
Wszelka dokumentacja, która ma trafić do archiwum zakładowego, jest klasyfikowana na bazie kategorii. Teczki są przez pracowników odpowiednio dzielone i układane. Dzięki temu w przyszłości nie będzie problemu ze znalezieniem potrzebnych danych bez względu na to, kto dokonał archiwizacji. Nawet po wielu latach bez trudu znajdziemy to, co jest nam potrzebne w danym momencie. Niezwykle ważne jest to, że dokumenty w teczkach powinny zostać dokładnie uporządkowane. Ułożenie wiąże się z chronologią i numerami spraw.
Kategorie dokumentacji
Przeprowadzenie archiwizacji dokumentów wymaga nadania odpowiedniego oznaczenia literowego. W naszym kraju stosuje się następującą klasyfikację:
- A – jest związana z dokumentami, których nie należy niszczyć. Są one bowiem przechowywane wiecznie i mają wartość historyczną.
- B – dotyczy dokumentacji niearchiwalnej. W tym przypadku wyróżnia się podgrupy, które wskazują na to, kiedy należy je zniszczyć. Pierwsza podgrupa (Bc) oznacza materiały, które mogą zostać zniszczone wtedy, gdy już nie są potrzebne. Zniszczymy je za pomocą niszczarki.
Archiwizowanie dokumentacji jest bardzo ważną kwestią, której nie można pominąć w firmie. Jeśli nie będziemy tego przestrzegać, możemy otrzymać karę w formie sprawy karnej, procesu cywilnego lub grzywny. Obowiązek ten jest zatem niezbędny.
Zachowanie bezpieczeństwa
Pamiętajmy o tym, że precyzyjne uporządkowanie dokumentacji wpływa na wygodę i pozwala szybko wyszukać potrzebne materiały. Profesjonalna archiwizacja ma za zadanie zapewnić bezpieczeństwo faktur, umów i innej ważnej dokumentacji. Nieporządek generować będzie zagubienia i zniszczenia dokumentów, czego każdy z nas woli uniknąć. W skrajnych przypadkach za takie naruszenie otrzymamy karę pieniężną. Grzywną obarczona zostaje firma, która nie przestrzega przepisów prawnych. Ponadto, w nieuporządkowanych zbiorach trudno jest zastosować ochronę danych osobowych. Fachowa archiwizacja dokumentacji za pomocą podziału na kategorie pozwala zabezpieczyć istotne dane przed dostaniem się w niepowołane ręce. Takie czynności można zlecić firmom zewnętrznym.
Powyżej zostały przedstawione informacje na temat tradycyjnego archiwum dokumentacji. Jednak trzeba tutaj zaznaczyć, że w ostatnim czasie wiele przedsiębiorstw decyduje się na elektroniczną archiwizację dokumentów, czyli przechowywanie ich w cyfrowej wersji. A dlaczego? Jest to spowodowane po części konkurencyjnością firm oraz uefektywnieniem swojej pracy.
